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Revista chilena de radiología

versión On-line ISSN 0717-9308

Rev. chil. radiol. v.12 n.3 Santiago  2006

http://dx.doi.org/10.4067/S0717-93082006000300004 

 

Revista Chilena de Radiología. Vol. 12 Nº 3 , año 2006; 118-122.

ARTICULO DE OPINION

 

PRESENTACIONES EN LA ERA DE POWERPOINT

 

Dr. Víctor Dinamarca O.

Médico Radiólogo. Hospital Base Puerto Montt. Clínica Los Andes, Puerto Montt-Chile.

Dirección para correspondencia


Abstract:

Teaching or research material is an important part of the work for health professionals. Effectiveness of an oral presentation depends on the ability of the speaker to communicate with the audience. Some individuals are born with the skills of an effective public speaker. Most of us need to learn these skills and must be continually improving them. PowerPoint software is an useful tool to develop presentations but is necessary to follow some rules or guides to obtain better results.

This article will be focused in work to improve communication with the audience following some general principles and providing tips to develop effective slides by using PowerPoint.

Key words: PowerPoint, Presentation.

Resumen: La presentación de material educativo o de investigación es parte muy importante del trabajo de los profesionales de la salud. El impacto de una presentación oral depende de la habilidad del expositor para comunicarse con la audiencia. Algunas personas nacen con las habilidades de comunicador, pero la mayoría de nosotros necesita aprender técnicas y desarrollarlas continuamente. El programa PowerPoint resulta útil para realizar presentaciones, siendo necesario seguir algunas pautas con el objeto de obtener mejores resultados.

Este artículo entrega datos que ayudan a progresar en la forma de comunicarse con la audiencia y en el desarrollo de diapositivas a través de herramientas PowerPoint.

Palabras clave: PowerPoint, Presentación.


Introducción

El rápido crecimiento del conocimiento ha determinado la necesidad de desarrollar formas eficientes de transmisión de la información. En este contexto, las presentaciones audiovisuales juegan un rol fundamental y, en particular en el ámbito médico, la necesidad de comunicar es alta y cotidiana, ya sea para fines docentes o para divulgar información científica relevante.

La efectividad de una presentación se basa fundamentalmente en dos pilares. Por un lado está la habilidad comunicacional del presentador, es decir la capacidad que tiene el expositor de transmitir de manera eficiente, clara y entretenida la información, logrando que ésta sea incorporada por su audiencia. Esto es independiente de los recursos físicos de que disponga, ya que depende de las características comunicacionales del individuo y no de la "parafernalia". El segundo pilar corresponde a las herramientas visuales disponibles, dentro de las cuales se encuentra el programa PowerPoint (Microsoft Corporation, Redmond, Washington, USA). En orden de importancia, si bien esto ayuda al desarrollo de una presentación, en el caso que el primer elemento falle no es posible compensarlo con este segundo pilar, no así al contrario.

Una revisión de las evaluaciones de expositores en un Congreso de Radiología reciente en EE.UU., mostró que 74 (8.6%) de 862 comentarios fueron negativos respecto a la realización de la presentación. 31 (38%) de 81 presentadores recibieron uno o más comentarios negativos respecto al desarrollo de la presentación (por ejemplo voz monótona, volumen bajo, uso de "muletillas", mal uso del micrófono, exceso de movimiento, no uso del puntero o lenguaje inadecuado)(1). En este contexto, es de gran utilidad contar con herramientas básicas que permitan sacar el máximo provecho a las habilidades comunicacionales propias de cada persona.

Objetivo

Esta revisión pretende entregar algunas herramientas para comunicarse en forma eficiente con distintas audiencias, a través de algunas reglas básicas que permiten el desarrollo de una buena presentación, para luego conocer cuáles son las herramientas más útiles que facilita PowerPoint y aportar sugerencias para su uso correcto, además de describir los errores más frecuentes.

PowerPoint

Hasta hace algún tiempo, las presentaciones eran realizadas principalmente a través de diapositivas proyectadas en un telón. El médico seleccionaba los contenidos e imágenes para la confección de la diapositiva, labor que generalmente correspondía a una secretaria o un ilustrador médico. Posteriormente, un técnico entrenado confeccionaba las diapositivas que eran entregadas al médico, generalmente una o dos semanas después. Este método permitía poca flexibilidad en la realización de las presentaciones, ya que si existía un error en la diapositiva o su contenido se consideraba inadecuado, no había más remedio que rehacerla o, si el tiempo no lo permitía, eliminarla. Además, la adecuada conservación de las diapositivas no es muy prolongada, existiendo un evidente deterioro de éstas con el tiempo, especialmente notorio en las imágenes. Por último, su archivo físico requiere tener un espacio para su conservación, elemento que es cada vez más escaso en la actualidad.

En 1984 Bob Gaskins, un funcionario de la empresa Apple, decidió desarrollar un software gráfico que le ayudara en la creación de sus propias diapositivas. Fue denominado Presenter y generó mucho interés en las empresas pequeñas de software, siendo publicado finalmente en su primera versión como PowerPoint 1.0 para Apple Macintosh, el año 1987, a través de la empresa Farnborought. El cambio de nombre se debió a que la marca Presenter ya se encontraba registrada a nombre de la compañía Apple Computers. Luego de un año de éxito de ventas, a fines de 1987, la compañía Farnborought, incluyendo el software Powerpoint, fue comprada por Microsoft Corporation, siendo inmediatamente incorporada a Office. Posterior-mente, bajo el alero de Microsoft, el software Powerpoint ha sido desarrollado en forma progresiva, correspondiendo la versión actualmente en uso a la edición número 50. En la actualidad, existen dife-rentes versiones personalizadas a los distintos niveles de usuario, siendo las más frecuentemente disponibles para nuestro uso las denominadas Home y Professional(2).

El software PowerPoint permite el desarrollo de presentaciones audiovisuales, a través del uso de múltiples herramientas, mediante las cuales es posible modificar prácticamente todos los componentes de una presentación, incluyendo animaciones, imágenes, videos, transiciones y sonidos. Esta amplia gama de recursos requiere un conocimiento y entrenamiento para su uso, siendo muy fácil caer en errores que finalmente pueden deteriorar una presentación, a pesar de sus contenidos.

Características de una presentación

1. Objetivos

Es indispensable tener claros cuáles son los objetivos de la presentación, considerando el público al cual está dirigida.

Ante un mismo tema, como por ejemplo puede ser tomografía computada de arterias coronarias, los objetivos de la presentación variarán si va a ser realizada para radiólogos subespecialistas, cardiólogos, residentes o, pacientes como parte de una actividad de extensión. Los objetivos deben ser claros y en número no mayor de seis, ya que una mayor cantidad difícilmente serán retenidos por la audiencia. Idealmente deben estar explícitos a modo de agenda al comienzo de la presentación, ser cumplidos durante la realización de ésta y estar en concordancia con las conclusiones(3).

2. Simpleza

Existe un viejo adagio anglosajón re-presentado por el termino KISS. Es la abreviatura de "Keep It Simple Stupid", una manera coloquial de representar un principio fundamental, que consiste en entregar la información necesaria en forma clara, sin muchos adornos y de manera directa. Generalmente incurrimos en el uso excesivo de recursos como animaciones, transiciones y sonidos, los que más que ayudar, generan distracciones en la audiencia que deterioran la presentación(3).

3. Planificación y ensayo

En algunas ocasiones, los médicos radiólogos nos vemos obligados a improvisar presentaciones, como por ejemplo al participar en reuniones multidisciplinarias, discusión de pacientes o de trabajos recientes. Sin embargo, la mayoría de las veces corresponden a presentaciones definidas con anticipación que permiten la planificación de éstas con suficiente tiempo. Esto no quiere decir que se deban memorizar las presentaciones o leerlas de manera "robótica", sino lograr un dominio del tema y los contenidos, para demostrar mayor seguridad y transmitirla a la audiencia.

El ensayo permite determinar exactamente cuánto tiempo se necesita para llevar a cabo la presentación, adecuándose a la duración pre-determinada, y además, que el presentador se familiarice con sus diapositivas y el contenido de éstas. Lo ideal es utilizar para la presentación un máximo de un 75% del tiempo disponible, dejando el resto para comentarios o imprevistos. Se recomienda que la presentación de cada diapositiva no debe extenderse por más de dos minutos, de lo contrario se sugiere dividir el contenido en un mayor número de diapositivas. Para esto, puede ser de utilidad realizar un ensayo de la presentación frente a un interlocutor que ayude a adecuar la presentación al público objetivo y pulir sus contenidos. A menos que sea estrictamente necesario, no es reco-mendable hacer modificaciones de último minuto, pues pueden inducir a errores.

El uso de notas es recomendable, espe-cialmente cuando se trata de grandes presentaciones que involucren cifras y datos complejos; la cantidad de notas depende sólo de las necesidades del expositor. Respecto a esto, existe una anécdota histórica que refleja muy bien su objetivo. Sir Winston Churchill era conocido por sus excelentes presentaciones y siempre lo acompañaba un ayudante portando un maletín con numerosas notas, que nunca utilizaba. Su ayudante, en un momento le preguntó para qué llevaba todas estas notas si nunca las usaba, a lo cual Sir Winston Churchill contestó: "también tengo un seguro de incendio para mi casa, pero espero nunca usarlo". Esto describe perfec-tamente el rol de las notas en una presentación: un seguro para imprevistos, que idealmente no debe ser utilizado(3,4).

4. Superar el pánico escénico

Para mucha gente, esto es un gran obstáculo. Corresponde a la reacción negativa ante el entusiasmo y lo ideal es transformar toda esa adrenalina en energía positiva que potencie la presentación. Existen numerosas técnicas usadas para superar el pánico escénico; entre las más simples y eficaces se recomienda focalizar la mirada y toda la presentación en una persona de la audiencia, de modo que mentalmente se genere la imagen de estar realizando la presentación a una sola persona. Otra alternativa es imaginar situaciones cómicas o relajantes, como por ejemplo que las personas de la primera fila de la audiencia estén disfrazadas o en ropa interior. Si a pesar de las técnicas mentales antes descritas persiste el problema, puede ser de utilidad el apoyo farmacológico, idealmente guiado por un experto, como el uso de B-bloqueadores o sedantes suaves(3.4).

5. Postura, gestos y presentación

La imagen que el presentador proyecte hacia la audiencia, por su postura, forma de caminar, manera de hablar o gestos, puede modificar la actitud del público hacia la presentación aun sin conocer sus contenidos. Es importante transmitir seguridad y comodidad, de manera de tener siempre la situación bajo control. La postura debe ser lo más recta posible, mirando al público, con los brazos separados. Pueden ser útiles algunos gestos faciales o manuales, evitando la sobregestualización y, en particular, gestos que pueden tener una inter-pretación agresiva como por ejemplo, empuñar la mano o apuntar con el dedo hacia el público; también se deben evitar las manos en los bolsillos y la realización repetida del mismo movimiento. Como recomendación general, los gestos deben ser lentos y con movimientos amplios, como extensión natural de uno mismo. Al mantener la mirada al frente, no hay que temer al contacto visual con la audiencia; es más, permite captar su atención e incorporarla a la presentación. Es útil realizar movimientos lentos de la mirada, desplazándose en Z a través de la audiencia. Por último, el vestuario debe ser acorde al público, no demasiado llamativo.

Respecto a la voz, una manera segura de perder la atención del público, es realizar una conferencia con voz débil y monótona. Esta debe ser relajada, con ritmo calmado pero con energía, tratando de mantener un tono de conversación natural, con variaciones de ritmo y volumen. En caso de usar micrófono se debe hablar directamente hacia él, aun cuando gire la cabeza o se desplace fuera del podium(4).

6. Interacción

Cuando sea posible, una manera de captar la atención del oyente, es incorporarlo a la presentación a través de técnicas de interactividad. Existe un dicho que se refiere a este punto: "Háblame y olvidaré, muéstrame y recordaré, incorpórame y aprenderé", que retrata claramente el efecto que produce la interacción en una presentación y, en general como método de aprendizaje. De hecho, actualmente está en boga un modelo pedagógico llamado aprendizaje basado en problemas, que ha demostrado ser de gran eficiencia en la incorporación de conocimientos. Existen variadas técnicas para lograr la interactividad en una presentación, destacando entre las más frecuentes las siguientes: preguntas a la audiencia, lluvia de ideas o "brain storming", trabajo grupal para luego compartir ideas, resolución de problemas o casos, utilización de test pre y post presentación. Generalmente, la interactividad es posible en audiencias pequeñas y sirve de apoyo a presen-taciones más estructuradas(3).

7. Entretención

Un elemento básico para que una presentación sea bien evaluada por el auditorio es que sea "entretenida". Este es un concepto amplio, que involucra elementos del contenido y la forma de la presentación, mezclados con las capacidades del presentador. Un famoso comediante estadounidense grafica el concepto de la importancia de la entretención en la frase "la gente paga más por ser entretenida que educada". Por lo tanto, en el ámbito médico partimos con este punto en contra, ya que mayoritariamente los contenidos son áridos y no resultan intrínsecamente entretenidos, por lo que necesitamos apoyarlos con recursos que permitan hacerlos más amenos y así mantener la atención de nuestro público.

Una cuota justa de humor, usada criterio-samente, puede crear lazos con la audiencia con el fin de lograr un clima de aprendizaje adecuado. Debe ser utilizada en el instante preciso, esto es en transiciones temáticas, ya que durante el desarrollo de un concepto puede desviar la atención e impedir la adecuada transmisión de las ideas. El humor puede ser oral o gráfico, existiendo numerosas publicaciones y sitios de Internet donde se puede obtener material. Siempre hay que considerar el tipo de audiencia, ya que ciertos comentarios pudieran ser mal recibidos por el público asistente(3).

Herramientas PowerPoint

Al diseñar las diapositivas que acompañan a una presentación, hay que considerar que éstas sean un apoyo y no una distracción. La presencia de errores en las láminas genera confusión y distracción, perjudicando la presentación; estos errores no se refieren sólo al contenido, sino también a la forma en que son diseñadas las diapositivas. Estos problemas los podemos agrupar en los siguientes puntos:

A. Texto

Una falla común en las presentaciones científicas es el uso de láminas con muchas líneas, excesivas palabras por línea, extensión muy cercana a los márgenes, faltas de ortografía, transiciones distractivas y mala combinación de colores.

Hay algunas reglas básicas que ayudan a optimizar las diapositivas de texto. En primer lugar, el texto debe ser simple y legible a gran distancia, cuidando que los bordes no se proyecten fuera de la pantalla. La información escrita debe incluir sólo los puntos principales o palabras clave, evitando largas oraciones con puntuación (comas, puntos), para así no repetir verbalmente lo que ya dice la diapositiva. Es preferible evitar las abreviaturas, ya que no todos dominan su significado, por muy conocidas que parezcan. El diseño del fondo de la diapositiva puede ayudar a dar continuidad e identidad a una presentación; sin embargo, demasiados elementos como logos, bordes y sombreados pueden distraer la atención y disminuir la visibilidad del texto. Existe la "regla de seis" que se refiere a usar un máximo de seis líneas por lámina y seis palabras por línea. Mientras más texto haya en una lámina, mayor posibilidad de perder la atención del público.

Respecto a la elección de la fuente o tipo de texto, es necesario tener algunas consideraciones. Existen básicamente dos tipos de fuentes: serif y sans serif. Serif corresponde a las pequeñas prolongaciones que se agregan a las letras a modo de ornamentación. Generalmente las fuentes con serif son utilizadas en textos impresos, ya que la adición del serif ayuda a los ojos del lector a seguir las líneas. En cambio, en presentaciones elec-trónicas y especialmente al ser proyectadas en una pantalla, las diferencias en grosor de las líneas hacen más difícil su lectura, por lo que se sugiere el uso de fuentes sans serif para trabajos en Powerpoint. Tipos de letras con serif corresponden a Times New Roman, Courier New, Palatino y Georgia. Tipos sans serif corresponden a Arial, Arial Unicode MS, Comic Sans MS y Century Gothic.

La elección del tamaño de la fuente es importante para permitir que toda la audiencia pueda leer el texto, incluyendo los espectadores ubicados en la última fila. El tamaño debe ser proporcional al tamaño de la audiencia(5).

B. Color

Es mejor elegir un color para toda la presentación que elegir colores diferentes para cada elemento. Existe una amplia gama de opciones de combinaciones de colores disponibles en Powerpoint, por lo que es importante conocer algunos principios para combinarlos. Los colores son asociados a diferentes estados de ánimo, y estas asociaciones pueden ser usadas para destacar algún punto de la presentación. Es necesario considerar que, en un impreso el color es pintura y en cambio, en una pantalla el color es luz. Por esto, algunas com-binaciones que son muy efectivas en un impreso, por ejemplo incluir fondo blanco, pueden no funcionar muy bien en un proyector. Azul oscuro es un color que generalmente resulta adecuado como fondo y cuando se presentan imágenes radiológicas puede ser de utilidad un fondo negro, que las destaca.

El color del texto debe ser complementario, generando contraste para facilitar su lectura. A pesar de ser infrecuente, hay que considerar el daltonismo, por lo que hay que evitar combinaciones entre rojo y verde(5).

C. Transiciones y animaciones

PowerPoint permite agregar animaciones durante la presentación para hacerlas más dinámicas y atractivas. Estas deben ser sólo las necesarias para destacar un punto en particular, sin desviar la atención de la presentación.

Respecto de las transiciones, existen muchas alternativas disponibles que van desde sencillas apariciones hasta complicadas secuencias con giros y desplazamientos. Muchos presentadores son atraídos por la novedad de estos recursos usándolos en exceso, lo que interfiere con la efectividad de la presentación. Ha sido reportado que las pre-sentaciones PowerPoint pueden ser hasta un 18% menos efectivas debido a la abundancia de efectos y animaciones(5).

D. Tablas y gráficos

Las tablas pueden ser usadas para apoyar con estadísticas los datos entregados en la presentación y son especialmente útiles para realizar compa-raciones de porcentajes. Si se trata de una tabla de dos columnas, generalmente no debe tener más de cuatro o cinco filas y si es de tres columnas, el número de filas no debería ser mayor de tres.

Cada elemento del gráfico debe tener un color o textura claramente identificable.

En el caso de los gráficos de barras, no deben incluirse más de cinco o seis barras, ordenadas lógicamente de menor a mayor o viceversa. Los gráficos lineales son útiles para mostrar la relación entre dos variables continuas; idealmente deben comenzar en 0 y mostrar puntos conectados por líneas del mismo color y estilo. Los gráficos de torta se utilizan para presentar la distribución poblacional de una variable. Dado que se originan de datos porcentuales, el valor de estos porcentajes debe ser incluido en el gráfico(5).

E. Imágenes

"Una imagen ahorra mil palabras"; esta frase resume la importancia del uso de imágenes en una presentación, lo cual es especialmente relevante en radiología ya que las imágenes son generalmente el centro de nuestras presentaciones. Hay estadísticas que demuestran que la gente generalmente recuerda el 20% de lo que escucha, 30% de lo que ve y 50% de lo que escucha y ve. En radiología, como regla general, una presentación debe contener al menos el mismo número de diapositivas de imagen que de texto.

Sin embargo, no se trata sólo de poner imágenes en una presentación. De hecho, una mala imagen puede ser peor que ninguna, por lo que es necesario seleccionar y preparar las imágenes a presentar. En el caso de las imágenes radiológicas, éstas deben ser de buena calidad y recortadas al tamaño suficiente para ver claramente lo que se desea mostrar, con un entorno suficiente para permitir ubicar la imagen en su contexto y además presentadas en un tamaño que permita claramente reconocer el punto de interés. La información del paciente debe ser removida u ocultada. El manejo de brillo y contraste debe ser optimizado para condiciones de baja luminosidad. Las imágenes son más efectivas cuando son relevantes al tópico en exposición, por lo que no deben ser sobreutilizadas o usadas para provocar asombro en los espec-tadores. Especialmente en presentaciones con fines educacionales, pueden incorporarse algunas ayudas consistentes en flechas o círculos, que evitan el uso del puntero; es recomendable dejar la imagen por algunos segundos sin marcas, para que el público reconozca por sí mismo las alteraciones. Para señalar las imágenes, aparte del uso del puntero externo y de la incorporación de símbolos, debe considerarse el uso del cursor como puntero, que tiene algunas ventajas por sobre el puntero láser ya que permite agrandar el cursor, haciéndolo visible desde todo el auditorio, y posibilita al expositor estar siempre de frente al público y al micrófono. Con el cursor, PowerPoint presenta algunas herramientas que pueden ser útiles al explicar una imagen: al presionar

Ctrl+P el cursor se transforma en un lápiz que permite realizar anotaciones sobre la imagen a través del movimiento del mouse; al presionar Ctrl+E, el cursor vuelve a ser una flecha y, al presionar E se borran todas las anotaciones efectuadas.

Por último, es posible incorporar videos, que deben presentarse a una velocidad lo sufi-cientemente pausada para que la audiencia reconozca fácilmente su mensaje e idealmente deteniéndose en el momento oportuno(5,6).

Jerarquía y contraste: las bases de un buen diseño

Para finalizar esta revisión conviene precisar el concepto de jerarquía, que proviene de la teoría del diseño y consiste en el proceso de ordenar elementos de acuerdo a su importancia. Esta es la base para todo diseño, en la cual se responde la pregunta: ¿Qué quiero que el espectador vea primero?

En condiciones habituales, el cerebro occidental está entrenado para explorar una gráfica de izquierda a derecha y de superior a inferior. Hay algunas herramientas que permiten romper este esquema, basadas generalmente en romper la simetría a modo de destacar algún elemento en particular y generar "contraste". Estas variaciones pueden ser tamaño, estilo o color de fuente y pueden originarse en agrupar, aislar o repetir elementos. Hay que elegir pocos elementos a destacar, ya que si se destacan muchos puntos simultáneamente se genera un efecto de "ruido". Esto es equivalente al escuchar música: si se quiere escuchar algo melódico y armónico, no sirve subir el volumen al máximo, porque todo lo que se obtendrá es ruido.

Antes de crear una diapositiva, es necesario priorizar los elementos que la conformarán y, de acuerdo a éstos debe decidirse la técnica a utilizar para dar contraste. El tamaño es la primera herramienta, no debiendo usarse más de tres tamaños en una misma lámina para no generar "ruido". El estilo del texto también puede ser útil, usando letras negritas, curvadas, subrayadas o de distinta fuente. El color crea un importante contraste, aislando el elemento diferente, debiendo considerar que en este caso definitivamente más no es mejor(6).

 

Bibliografía

1. http://www.med-ed-online.org         [ Links ]

2. http://es.wikipedia.org         [ Links ]

3. Collins J. Education Techniques for Lifelong Learning. Giving a PowerPoint Presentation: The Art of Communicating. RadioGraphics 2004; 24: 1185-1192.         [ Links ]

4. http://www.powerpointers.com         [ Links ]

5. Collins J. Education Techniques for Lifelong Learning. Making a PowerPoint Presentation. RadioGraphics 2004; 24: 1177-1183.         [ Links ]

6. Dreyer KJ. Using Microsoft PowerPoint for Electronic Presentations. RadioGraphics 2001; 21:1318-1321.         [ Links ]

 

Correspondencia: Dr. Víctor Dinamarca O. Casilla 153, Puerto Varas, Chile. vdinamarca@surnet.cl